Regolamento UE 2016/1191: stop a legalizzazione documenti e meno burocrazia per i cittadini dell’Unione

Gli italiani che si trasferiscono in altri paesi dell’Unione Europea si trovano spesso a dover presentare documenti pubblici rilasciati nel paese di nascita: è il caso di chi cerca lavoro nel nuovo stato di residenza ed è tenuto a certificare l’assenza di precedenti penali, o quello di chi si sposa e deve consegnare il certificato di nascita alle autorità competenti.

Dal 16 febbraio 2019, con l’entrata in vigore del Regolamento 2016/1191, la trafila burocratica per la circolazione di documenti e certificati entro i confini UE si riduce notevolmente: molte sono le semplificazioni, dall’abolizione di legalizzazioni e apostille alla riduzione delle formalità in materia di copie autentiche e traduzioni.

Scorriamo insieme le principali novità.

Il nuovo regolamento agevola la libera circolazione dei documenti tra gli stati UE e alleggerisce oneri e carico burocratico per tutti i cittadini espatriati entro i confini dell’Unione .

L’obiettivo è quello di ridurre i passaggi richiesti non solo agli italiani all’estero, ma in generale ai cittadini che devono presentare un documento pubblico rilasciato dallo stato membro di origine alle autorità di un altro stato membro.

In particolare:

> è abolito l’obbligo del timbro di autenticità: i documenti pubblici (ad esempio: certificato di nascita, atto notarile di matrimonio, sentenza) e le relative copie autentiche rilasciate dalle autorità di uno stato membro devono essere accettate come autentiche dagli altri stati membri;

> non occorre più fornire contemporaneamente un documento pubblico originale e la pertinente copia autentica: se uno stato membro ammette la presentazione della copia autentica di un documento al posto dell’originale, tale copia dovrà essere accettata qualsiasi sia lo stato membro da cui è stata rilasciata ;

> la traduzione dei documenti non è più necessaria: se un documento pubblico non è redatto in una delle lingue ufficiali dello stato membro che lo richiede, sarà possibile ottenere ed allegare un modulo standard multilingue . L’autorità che riceve il documento e il modulo annesso potrà esigere la traduzione solo in casi eccezionali.
I cittadini UE possono controllare quali moduli sono disponibili nel loro stato sul portale della giustizia elettronica ;

> quando è richiesta una traduzione certificata di un documento , le autorità dello stato ricevente sono tenute ad accettarla, qualsiasi sia lo stato membro in cui questa è stata effettuata.

> non c’è più l’obbligo di legalizzazione e apostille per gli atti e i documenti pubblici appartenenti alle tipologie previste dall’art. 2, commi 1 e 2, del Regolamento 2016/1191 e rilasciati a partire dal 16.02.2019 (fatte salve altre convenzioni internazionali o normative comunitarie) nei seguenti paesi: Austria, Bulgaria, Cipro, Croazia, Finlandia, Gran Bretagna, Grecia, Lituania, Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Polonia, Portogallo, Repubblica Ceca, Romania, Slovacchia, Slovenia, Spagna, Svezia (ovvero gli Stati UE che non aderiscono alle convenzioni di Bruxelles, Roma e Budapest).

Il Regolamento UE 2016/1191 si applica ai documenti rilasciati da un’autorità pubblica degli stati membri dell’Unione Europea, quali:

> i documenti rilasciati da un organo giurisdizionale o da un ufficiale giudiziario;

> i documenti amministrativi;

> gli atti notarili;

> i certificati ufficiali redatti su documenti privati;

> i documenti diplomatici e consolari.

Questi  documenti possono riguardare:

> nascita

> esistenza in vita

> decesso

> nome

> matrimonio (inclusi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile)

> divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio

> unioni registrate, (inclusi la capacità di contrarre un’unione registrata e lo stato di unione registrata)

> scioglimento di un’unione registrata, separazione legale o annullamento di un’unione  registrata

> filiazione

> adozione

> domicilio e/o residenza

> nazionalità

> assenza di precedenti penali

> diritto di voto e di eleggibilità alle elezioni amministrative e alle elezioni del Parlamento europeo.

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